Meer overzicht, minder ruis

In aanbestedingstrajecten draait het om inhoud. Toch zijn inkopers en projectteams in de praktijk vaak veel tijd kwijt aan iets anders: losse actielijsten, onduidelijke planningen, mails met opmerkingen en het zoeken naar de juiste versie van een document. Het gevolg? Minder overzicht, meer afstemming en een grotere kans op fouten.

‍

Dashboarding brengt rust. Het geeft in één oogopslag inzicht in wie wat wanneer moet doen, waar knelpunten ontstaan en hoe een aanbesteding ervoor staat. Geen extra lijstjes meer, maar één centrale plek waar het werk samenkomt.

‍

Wat is dashboarding?

Dashboarding is het visueel inzichtelijk maken van taken, voortgang en deadlines binnen een proces. In plaats van informatie te verspreiden over Excel-bestanden, mails en notities, komt alles samen in één overzichtelijk dashboard.

Binnen aanbestedingen betekent dat bijvoorbeeld:

• zien welke teksten je nog moet opstellen;
• weten welke onderdelen in review zijn;
• direct inzicht in verlopen deadlines;
• overzicht over de planning van documenten en eenheden.

‍

Een dashboard is daarmee geen rapport achteraf, maar een actief hulpmiddel tijdens het werk.

‍

Waarom dashboarding onmisbaar is bij aanbesteden

Aanbesteden is samenwerken. Meerdere rollen werken tegelijk aan één dossier: penvoerders, reviewers, projectleiders en vaststellers. Zonder goed overzicht kost afstemming veel tijd en energie.

Dashboarding helpt doordat:

• taken automatisch zichtbaar worden zodra ze relevant zijn;
• iedereen werkt vanuit dezelfde actuele informatie;
• vertragingen vroeg worden gesignaleerd;
• minder handmatig hoeft te worden bijgehouden.

‍

Het resultaat: meer grip op het proces en meer tijd voor de inhoud van de aanbesteding. 

‍

Dashboarding in de praktijk: werken per tekstonderdeel

In TenderIQ zijn aanbestedingsdocumenten opgebouwd uit eenheden (tekstonderdelen). Elke eenheid doorloopt een vast proces: opstellen, reviewen, verbeteren en vaststellen. Het dashboard sluit hier direct op aan.

Per eenheid is zichtbaar:

• wie de actie heeft (penvoerder, reviewer of vaststeller);
• wat de deadline is;
• in welke fase de tekst zich bevindt;
• of er opmerkingen of tekstvoorstellen openstaan.

‍

Doordat het dashboard gekoppeld is aan deze workflow, verandert het automatisch mee met de voortgang van het werk.

‍

Eén overzicht, meerdere dashboards

Dashboarding is niet één vast scherm. Afhankelijk van waar je werkt, zie je het overzicht dat op dat moment relevant is:

• In het documentoverzicht
  Een lijst met Mijn acties en Alle acties, gefilterd op taak, gebruiker, label of periode.
• In een geopend document
  Direct boven en naast de tekst zie je welke eenheden aandacht vragen en waar deadlines verlopen.
• In de planning
  Een visuele tijdlijn per document, met inzicht in startdata, deadlines en voortgang.

‍

Zo heb je altijd overzicht, zonder te hoeven schakelen tussen verschillende tools of overzichten.

‍

Dashboarding en metadata: sturen op feiten

Alle acties in het dashboard worden automatisch vastgelegd als metadata: wie heeft wat wanneer gedaan en in welke rol. Die informatie is niet alleen belangrijk voor audit en verantwoording, maar ook voor verbetering.

Denk aan:

• inzicht in doorlooptijden;
• analyseren waar reviews blijven hangen;
• vergelijken van projecten of teams;
• datagedreven sturen op kwaliteit en compliance.

‍

Dashboarding is daarmee niet alleen operationeel handig, maar ook strategisch waardevol.

‍

Wat dashboarding níet is

Dashboarding is geen extra administratielaag en geen managementrapportage die losstaat van het werk. Het werkt juist omdat het onderdeel is van het proces zelf. Je hoeft niets dubbel bij te houden; het dashboard ontstaat automatisch terwijl je samenwerkt aan de aanbesteding.

‍

Meer tijd voor wat telt

Goede dashboarding haalt ruis uit het proces. Minder afstemming, minder zoeken en minder herstelwerk achteraf. Dat geeft rust in het team en ruimte voor waar het echt om draait: het inhoudelijk sterker maken van de aanbesteding.

‍

Dat is de essentie van dashboarding binnen Simaan en TenderIQ: overzicht dat helpt, zonder extra gedoe. 

‍

Social Media en CMS

Social media speelt een cruciale rol in het verspreiden van je inhoud. Door je CMS te integreren met social media-platforms, kun je je bereik vergroten en meer verkeer naar je website leiden. Dit kan eenvoudig worden gedaan door deelknoppen toe te voegen en automatisch inhoud te delen.

Voordelen van Integratie

• Verhoogd Bereik: Bereik een breder publiek door je inhoud te delen op verschillende platforms.
• Betrokkenheid: Moedig interactie aan met je volgers.
• Analytics: Volg de prestaties van je gedeelde inhoud.

Effectieve Content Creatie

Het creëren van inhoud die aanspreekt en converteert, is een kunst. Het begint met het begrijpen van je doelgroep en het ontwikkelen van een strategie die aansluit bij hun behoeften. Dit kan inhouden dat je gebruik maakt van verschillende soorten media, zoals tekst, afbeeldingen en video's.

Tips voor Content Creatie

• Ken je publiek: Onderzoek wie je lezers zijn en wat ze willen.
• Wees consistent: Publiceer regelmatig om je publiek betrokken te houden.
• Gebruik analytics: Analyseer de prestaties van je inhoud om verbeteringen aan te brengen.

SEO en CMS

Zoekmachineoptimalisatie (SEO) is cruciaal voor de zichtbaarheid van je website. Een goed CMS kan je helpen bij het optimaliseren van je inhoud voor zoekmachines. Dit omvat het gebruik van relevante zoekwoorden, het optimaliseren van meta-tags en het verbeteren van de laadtijd van je pagina's.

Belangrijke SEO-functies

1. Meta-tags: Zorg ervoor dat je titels en beschrijvingen goed zijn ingesteld.
2. Mobielvriendelijk: Een responsieve website is essentieel voor SEO.
3. Inhoudsstructuur: Gebruik koppen en subkoppen om je inhoud te structureren.

Wat is een CMS?

Een Content Management Systeem (CMS) is een softwaretoepassing die wordt gebruikt om digitale inhoud te creëren, beheren en te bewerken. Het stelt gebruikers in staat om zonder technische kennis webinhoud te publiceren en te beheren. Dit maakt het een essentieel hulpmiddel voor bedrijven en individuen die een online aanwezigheid willen opbouwen.

Voordelen van een CMS

• Gebruiksvriendelijkheid: De meeste CMS-platforms zijn ontworpen met een intuïtieve interface.
• Flexibiliteit: Gebruikers kunnen eenvoudig inhoud toevoegen of bewerken.
• SEO-vriendelijk: Veel CMS'en bieden ingebouwde tools voor zoekmachineoptimalisatie.