Eenheid reviewen
Doel:
Review eenheden (document items) zodat de penvoerder weet of de eenheden de juiste inhoud heeft. Geef daarbij suggesties en/of- tekstvoorstellen.
Stappenplan:
- Open het documentoverzicht door links in de navigatiebalk op Documenten te klikken.
- Open een document waarin je de taak hebt een eenheid te reviewen.
- Selecteer de eenheid die je op gaat stellen.
- Review de eenheid.
- Bekijk eventueel de revisies van de eenheid. In de revisies zie je de versies met daarin wie wat wanneer gewijzigd heeft en de opmerkingen die gemaakt zijn bij die specifieke wijziging.
- Bekijk eventueel de geschiedenis van de eenheid. In de geschiedenis zie je welk processtappen deze eenheid doorlopen heeft: wie de eenheid toe heeft gevoegd, welke rollen zijn gewijzigd, wie de eenheid heeft gereviewd, afgekeurd en goedgekeurd.
- Kies uit de volgende opties:
- Goedkeuren: je keurt de eenheid goed. Je kan eventueel opmerkingen meegeven, maar ook zonder de verwerking daarvan keur je de eenheid goed. De verwerking van de opmerking hoef je niet meer te zien.
- Goedkeuren met kleine tekstvoorstellen: hetzelfde als Goedkeuren: je keurt de eenheid goed. Je kan eventueel opmerkingen meegeven, maar ook zonder de verwerking daarvan keur je de eenheid goed. De verwerking van de opmerking hoef je niet meer te zien. Wel dien je een tekstvoorstel in. Deze tekstvoorstellen zijn voor iedereen zichtbaar in de tekst. De penvoerder kan het tekstvoorstel overnemen of niet, het controleren daarvan is geen actie meer voor de reviewer.
- Afwijzen: je keurt de eenheid niet goed, de eenheid moet inhoudelijk gewijzigd worden voor je goedkeuring. Geef bij het afwijzen een opmerking mee waarom je de eenheid af keurt. De eenheid gaat nu opnieuw het gehele review proces in omdat deze gewijzigd zal worden.
- Afwijzen met tekstvoorstel: hetzelfde als Afwijzen: je keurt de eenheid niet goed, de eenheid moet inhoudelijk gewijzigd worden voor je goedkeuring. Geef bij het afwijzen een opmerking mee waarom je de eenheid af keurt. De eenheid gaat nu opnieuw het gehele review proces in omdat deze gewijzigd zal worden. Wel dien je een tekstvoorstel in. Deze tekstvoorstellen zijn voor iedereen zichtbaar in de tekst. De penvoerder kan het tekstvoorstel overnemen of niet, het controleren daarvan is geen actie meer voor de reviewer.
FAQ:
Vraag: kan ik documenten ook integraal reviewen?
Antwoord: ja dat kan, maar het aanbieden ter review en goedkeuren of afkeuren gaat per eenheid. Je ziet altijd de laatste versies van alle eenheden (tenzij je de revisies opent) en je kan de eenheid dan ook in context van de rest van de documenten beoordelen.
Vraag: ik moet documenten laten reviewen buiten TenderIQ om, hoe doe ik dat?
Antwoord: dat raden we niet aan omdat dit tot veel administratieve lasten en een ingewikkelder inkoopdossier leidt.
Exporteer de documenten. Neem de gereviewde documenten op als bijlage in TenderIQ voor compleetheid van het dossier. Maak eventueel een read-me document aan in de map waarin staat dat reviewcommentaar in de bijlagen staat.
Verwerk het reviewcommentaar in de eenheden, voeg eventueel reviewcommentaar toe als opmerking en voeg eventueel een verwijzing toe in de opmerking van wie dit commentaar afkomstig is.
Vraag: wat doe ik als ik een opmerking heb over een eenheid waar ik niet de reviewer ben of nog niet de taak reviewen heb?
Antwoord: je kan een opmerking maken bij die eenheid door rechts naast de eenheid in ‘Schrijf je reactie’ je opmerking te plaatsen. Begin eventueel met @ en selecteer een naam als de opmerking gericht is op een specifiek persoon. Als je geen @ en specifieke persoon toevoegt, wordt de opmerking gekoppeld aan de penvoerder van de eenheid. Voeg eventueel links toe naar relevante eenheden. Druk vervolgens op verzenden.
Vraag: moeten alle eenheden de review door om de status goedgekeurd te krijgen?
Antwoord: nee, een projectbeheerder kan eenheden ook direct de status Goedgekeurd geven door de instellingen van een eenheid te wijzigen.
Vraag: hoeveel tijd krijg ik om te reviewen?
Antwoord: in de projectinstellingen kan aangegeven worden hoeveel werkdagen er standaard ingesteld worden om te reviewen. Hier kan per eenheid van afgeweken worden door de eenheidsinstellingen aan te passen.
Vraag: kan ik een eerdere review (actie of opmerking) annuleren?
Antwoord: nee dat kan niet. Vraag een projectleider de eenheid opnieuw ter review aan te bieden.