introductie van dashboarding
Meer overzicht, minder ruis
In aanbestedingstrajecten draait het om inhoud. Toch zijn inkopers en projectteams in de praktijk vaak veel tijd kwijt aan iets anders: losse actielijsten, onduidelijke planningen, mails met opmerkingen en het zoeken naar de juiste versie van een document. Het gevolg? Minder overzicht, meer afstemming en een grotere kans op fouten.
Dashboarding brengt rust. Het geeft in één oogopslag inzicht in wie wat wanneer moet doen, waar knelpunten ontstaan en hoe een aanbesteding ervoor staat. Geen extra lijstjes meer, maar één centrale plek waar het werk samenkomt.
Wat is dashboarding?
Dashboarding is het visueel inzichtelijk maken van taken, voortgang en deadlines binnen een proces. In plaats van informatie te verspreiden over Excel-bestanden, mails en notities, komt alles samen in één overzichtelijk dashboard.
Binnen aanbestedingen betekent dat bijvoorbeeld:
- zien welke teksten je nog moet opstellen;
- weten welke onderdelen in review zijn;
- direct inzicht in verlopen deadlines;
- overzicht over de planning van documenten en eenheden.
Een dashboard is daarmee geen rapport achteraf, maar een actief hulpmiddel tijdens het werk.
Waarom dashboarding onmisbaar is bij aanbesteden
Aanbesteden is samenwerken. Meerdere rollen werken tegelijk aan één dossier: penvoerders, reviewers, projectleiders en vaststellers. Zonder goed overzicht kost afstemming veel tijd en energie.
Dashboarding helpt doordat:
- taken automatisch zichtbaar worden zodra ze relevant zijn;
- iedereen werkt vanuit dezelfde actuele informatie;
- vertragingen vroeg worden gesignaleerd;
- minder handmatig hoeft te worden bijgehouden.
Het resultaat: meer grip op het proces en meer tijd voor de inhoud van de aanbesteding.
Dashboarding in de praktijk: werken per tekstonderdeel
In TenderIQ zijn aanbestedingsdocumenten opgebouwd uit eenheden (tekstonderdelen). Elke eenheid doorloopt een vast proces: opstellen, reviewen, verbeteren en vaststellen. Het dashboard sluit hier direct op aan.
Per eenheid is zichtbaar:
- wie de actie heeft (penvoerder, reviewer of vaststeller);
- wat de deadline is;
- in welke fase de tekst zich bevindt;
- of er opmerkingen of tekstvoorstellen openstaan.
Doordat het dashboard gekoppeld is aan deze workflow, verandert het automatisch mee met de voortgang van het werk.
Eén overzicht, meerdere dashboards
Dashboarding is niet één vast scherm. Afhankelijk van waar je werkt, zie je het overzicht dat op dat moment relevant is:
- In het documentoverzicht
Een lijst met Mijn acties en Alle acties, gefilterd op taak, gebruiker, label of periode. - In een geopend document
Direct boven en naast de tekst zie je welke eenheden aandacht vragen en waar deadlines verlopen. - In de planning
Een visuele tijdlijn per document, met inzicht in startdata, deadlines en voortgang.
Zo heb je altijd overzicht, zonder te hoeven schakelen tussen verschillende tools of overzichten.
Dashboarding en metadata: sturen op feiten
Alle acties in het dashboard worden automatisch vastgelegd als metadata: wie heeft wat wanneer gedaan en in welke rol. Die informatie is niet alleen belangrijk voor audit en verantwoording, maar ook voor verbetering.
Denk aan:
- inzicht in doorlooptijden;
- analyseren waar reviews blijven hangen;
- vergelijken van projecten of teams;
- datagedreven sturen op kwaliteit en compliance.
Dashboarding is daarmee niet alleen operationeel handig, maar ook strategisch waardevol.
Wat dashboarding níet is
Dashboarding is geen extra administratielaag en geen managementrapportage die losstaat van het werk. Het werkt juist omdat het onderdeel is van het proces zelf. Je hoeft niets dubbel bij te houden; het dashboard ontstaat automatisch terwijl je samenwerkt aan de aanbesteding.
Meer tijd voor wat telt
Goede dashboarding haalt ruis uit het proces. Minder afstemming, minder zoeken en minder herstelwerk achteraf. Dat geeft rust in het team en ruimte voor waar het echt om draait: het inhoudelijk sterker maken van de aanbesteding.
Dat is de essentie van dashboarding binnen Simaan en TenderIQ: overzicht dat helpt, zonder extra gedoe.
Gerelateerde artikelen
Klaar om je aanbesteding te versnellen?
Ontdek hoe Simaan je helpt om overzicht te creëren en kwaliteit te verhogen. Vraag een demo aan en ervaar het in de praktijk.
